Telefon  +48 601 389 287

Mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Zasady wystawiania e-faktur. O tym musisz wiedzieć

Żyjemy obecnie w czasach dynamicznego rozwoju technologicznego, który ułatwia i usprawnia nam wszystkie dziedziny życia. Codzienny dostęp do Internetu sprawia, że możemy korzystać z usług bankowości elektronicznej, robić zakupy w sklepach on-line, być na bieżąco ze wszystkimi wydarzeniami, a także utrzymywać bliskie kontakty z naszymi znajomymi. Możliwości Internetu są od niedawna wykorzystywane również w księgowości. Coraz więcej firm korzysta z usług księgowości internetowej, a tradycyjne faktury są coraz częściej zastępowane e-fakturami.

Czym jest e-faktura?

E-faktura to faktura wystawiona za pomocą specjalnej aplikacji internetowej. Jest to dokument mający taką samą moc jak klasyczna faktura. Przedsiębiorcy mogą wystawiać tradycyjne, papierowe faktury albo faktury online, które są wysyłane do klientów za pośrednictwem e-maila. Takie wirtualne faktury mogą być następnie przechowywane na komputerze. To nowoczesne rozwiązanie ma sporo niekwestionowanych zalet. Tego typu dokumenty mogą być błyskawicznie dostarczane do klienta, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą otrzymać szybszą zapłatę za świadczoną usługę lub sprzedawany towar. Ich przechowywanie nie przysparza żadnych problemów i jest wygodniejsze od tradycyjnych faktur, brak papierowych wersji przekłada się na ekologię, a sposób ich wystawiania pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Największą zaletą faktur elektronicznych jest to, że aby przedsiębiorca mógł mieć do nich stały dostęp, wystarczy posiadać odpowiednie urządzenie z podłączeniem do Internetu. Wystawianie tych dokumentów przy pomocy odpowiednich aplikacji jest niezwykle wygodne, gdyż programy te zapamiętują wprowadzane przez nas dane i podczas wystawiania kolejnych e-faktur, uzupełniają wiele pól automatycznie, dzięki czemu nie musimy tracić na to cennego czasu!

Jak prawidłowo wystawić fakturę elektroniczną?

Aby e-faktura była prawomocna, musi zostać sporządzona według ściśle określonych reguł. Konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, czyli gwarancja tego, że podmioty widniejące na fakturze są uprawnione do jej wystawienia lub odbioru. Wystawiając e-fakturę, musimy dokładnie sprawdzić, czy umieszczane w niej dane nie zawierają błędów. Dokument taki musi być integralny, oznacza to, że musi on mieć zamkniętą formę, aby nie można było nanosić na niego żadnych zmian lub dokonywać modyfikacji (polecane pliki to: .pdf lub .png). Kolejną ważną cechą jest zadbanie o jego czytelność. Wszystkie zapisywane w nim elementy muszą być ułożone w przejrzysty sposób, żeby w razie potrzeby móc ją szybko odczytać. Niezwykle istotne jest także wystawianie faktur online w odpowiednim formacie, który umożliwia odczytanie jej przez odbiorcę. Chcąc zdecydować się na wystawianie faktur elektronicznych, nie możemy zapomnieć o uzyskaniu akceptacji odbiorcy. Sprzedawca może wysłać swojemu klientowi taki dokument na podstawie zgody pisemnej lub ustnej albo jego domniemanej zgody, czyli przez brak protestu po jego otrzymaniu.